Politeknik Negeri Sambas (Poltesa) adalah sebuah Badan Publik yang berhubungan langsung dengan masyarakat, baik itu masyarakat Kampus yang terdiri dari Pegawai, Dosen, dan Mahasiswa, maupun masyarakat umum yang memiliki kepentingan dengan Poltesa. Kebutuhan publik terhadap informasi semakin meningkat, hal ini disebabkan oleh terbukanya akses informasi melalui berbagai media, kemudahan publik mengakses informasi membuat Poltesa harus melakukan transformasi pengolahan data informasi dari cara konvensional kearah digital. Untuk mengejar ketertinggalan, Poltesa harus memulai pengembangan sistem informasi berbasis digital, dengan mengedepankan asas kecepatan, kemudahan, kepantasan, dan keakuratan.

Selain untuk memenuhi kebutuhan informasi, Pengolahan data informasi berbasis digital harus dilakukan untuk menciptakan image Poltesa dengan teknik rekayasa pengolahan data informasi, Poltesa dapat mengatur dan menyusun sendiri informasi apa saja yang akan disampaikan kepada publik, sehingga citra Poltesa sebagai Badan Publik menjadi baik di mata masyarakat dan eksistensi Poltesa sebagai Perguruan Tinggi semakin diperhitungkan, baik dilevel Kementerian maupun di level Perguruan Tinggi secara global.

Mengingat perkembangan sistem informasi yang semakin hari semakin maju, membuat beberapa organisasi, lembaga/instansi, dan badan pemerintahan negara di seluruh dunia melakukan penguatan dan perbaikan sistem informasi demi mencapai tujuan menjadi sebuah lembaga yang terkenal dan profesional. Sistem informasi yang kian maju ini dimanfaatkan oleh lembaga-lembaga profesional di seluruh dunia untuk melakukan Promosi dan Komunikasi dengan para kolega. Aktivitas dan segala kegiatan lembaga tersebut diliput, dikemas, diproduksi, dan kemudian di publikasi melalui berbagai media, bahkan lembaga tersebut membuat media-media sendiri untuk melakukan framing terhadap kegiatan mereka, sehingga pencitraan keluar akan semakin bagus dan tersampaikan dengan baik.

Saat ini segala informasi dikemas dan diproduksi kedalam sistem teknologi dan informasi digital melaui media sosial dan media elektronik, kegiatan dan segala aktifitas lembaga terebut diproduksi setiap hari, mereka berlomba-lomba agar terlihat selalu melakukan update informasi dengan desain, cara, dan strategi masing-masing. Untuk menjadi profesional, sebuah lembaga harus mampu mengelola informasi dengan baik, cepat, dan akurat. Pengelolaan informasi yang baik sekarang menjadi suatu bentuk pelayanan kepada publik. Untuk itu, lembaga/instansi saat ini setiap hari mulai menyusun kegiatan dan liputan untuk di publikasikan kepada masyarakat.  Namun tidak semua Informasi yang dikuasai oleh Poltesa boleh dipublikasikan, terdapat beberapa informasi yang dikategorikan sebagai Informasi yang Dikecualikan, yang tidak boleh disebarluaskan berdasarkan Undang-Undang. Untuk itu, Poltesa membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) sebagai Unit Pengelola Informasi yang dikuasai oleh Politeknik Negeri Sambas.

  1. Tugas dan Fungsi PPID Poltesa adalah;
  2. Menyediakan, Memberikan, dan/atau Menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangnnya kepada Pemohon Informasi Publik, selain Informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
  3. Menyediakan Informasi Publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan;
  4. Membangun dan Mengembangkan Sistem Informasi dan Dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah;
  5. Membuat Pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik.

Struktur organisasi PPID Poltesa yang tertuang kedalam Surat Keputusan PPID Pelaksana Nomor 05/KL/2019 dengan rincian tugas dan kewenangan sebagai berikut:

  1. a) Atasan PPID

Atasan PPID Poltesa memiliki tugas dan wewenang:

  1. Bertanggung jawab atas  pelaksanaan  layanan  informasi  publik  yang dilakukan  oleh  PPID Poltesa.
  2. Mengoordinasikan layanan informasi publik di PPID Poltesa dan PPID Kementerian.
  3. Mengetahui dan memberikan persetujuan atas setiap informasi yang diberikan di  PPID Pelaksana Poltesa.
  4. Mengetahui dan memberikan persetujuan atas informasi publik yang dikecualikan.
  5. Memberikan tanggapan atas  keberatan  permohonan  informasi  yang  diminta oleh pemohon.
  6. Menyampaikan laporan pelaksanaan pelayanan informasi kepada Menteri.

 

  1. b) PPID Pelaksana

PPID Pelaksana Poltesa memiliki tugas dan wewenang:

  1. Mengumpulkan, menyediakan, menyimpan, mendokumentasikan, dan mengamankan informasi.
  2. Memberikan layanan informasi publik yang cepat, tepat, dan sederhana yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
  3. Menetapkan prosedur operasional penyebarluasan informasi publik.
  4. Menetapkan klasifikasi informasi publik dan/atau mengubahnya.
  5. Menetapkan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan yang diambil dalam memenuhi hak setiap orang atas informasi publik.
  6. Menyampaikan laporan pelaksanaan layanan kepada Atasan PPID Poltesa
  7. Mengusulkan pertimbangan tertulis atas informasi yang akan dikecualikan.

c). PPID Pembantu

PPID Pembantu Poltesa memiliki tugas dan wewenang:

  1. Mengklasifikasikan informasi yang terdiri atas :
    1. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
    2. Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta;
    3. Informasi yang wajib tersedia setiap saat;
    4. Informasi yang dikecualikan.
  2. Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi yang ada di unit kerja masing-masing;
  3. Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi yang ada di unit kerjanya kepada publik;
  4. Melakukan verifikasi bahan informasi publik yang ada di unit kerjanya;
  5. Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi yang ada di unit kerjanya;
  6. Menyediakan informasi dan dokumentasi yang ada di unit kerjanya untuk akses oleh masyarakat;
  7. Melakukan inventerisasi informasi yang dikecualikan untuk disampaikan kepada PPID Pelaksana dan Atasan PPID Poltesa;
  8. Memberikan laporan tentang pengelolaan informasi yang ada di unit kerjanya kepada PPID Pelaksana dan Atasan PPID Poltesa secara berkala.

 

d). Sasaran 

Di tahun 2019 ini sasaran yang ingin dicapai oleh PPID Poltesa adalah:

  1. Terpenuhinya permohonan informasi yang diminta pemohon kepada Poltesa baik yang secara langsung mendatangi kantor maupun yang secara tidak langsung melalui media digital.
  2. Terbentuknya koordinasi yang baik antar unit kerja di lingkungan Poltesa agar   terciptanya pelayanan informasi publik yang prima.
  3. Bertambahnya pengetahuan dan pemahaman Petugas PPID di lingkungan Poltesa terkait Pengelolaan Pelayanan Informasi Publik.

 

  1. Tim PPID Poltesa
  2. PPID Poltesa dalam melaksanakan fungsinya dibagi menjadi dua kelompok pelaksana tugas, yaitu PPID Pelaksana dan PPID Pembantu. Adapun dalam menjalankan tugasnya PPID Pelaksana Poltesa langsung berada dibawah koordinasi Wakil Direktur II dengan tim yang terdiri atas:
  3. Bidang Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi
  4. Koordinator Bidang Hukum dan Penyelesain Sengketa
  5. Dalam melaksanakan tugasnya, PPID Pembantu Poltesa terdiri atas:
  6. Wakil Direktur I Bidang Akademik
  7. Wakil Direktur III Bidang Kemahasiswaan
  8. Satuan Pengawas Internal
  9. Kepala Pusat Penjamin Mutu
  10. Kepala Pusat Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
  11. Ketua Jurusan Teknik Mesin
  12. Ketua Jurusan Agribisnis
  13. Ketua Jurusan Manajemen Informatika

 

Menyikapi tuntutan tugas dan fungsinya, PPID Poltesa mempunyai Visi, yaitu :

 

”Mewujudkan Politeknik Negeri Sambas Sebagai Badan Publik Yang Transparan, Efisien, Profesional, Akuntabel, dan Terbaik Dalam Penyampaian Informasi Kepada Publik”.

 

Adapun misi PPID Poltesa adalah:

  1. Meningkatkan kualitas kehumasan, yang mendukung Keterbukaan Informasi Publik;
  2. Mengembangkan sistem pengelolaan informasi yang mengedepankan pelayanan publik;
  3. Membangun sistem layanan pengaduan berbasis teknologi informasi; dan
  4. Menjamin kepuasan publik dengan mengadirkan data yang akurat.

Sedangkan Motto PPID Poltesa, yaitu :

“Transparan, Efisien, Profesional, Akuntabel, Terbaik (TEPAT)”

Catatan:

Transparan : Melakukan pengelolaan infomasi yang terbuka sesuai Undang-Undang dan Peraturan yang berlaku

Efisien : Efisien biaya dan Efisien waktu (pelayanan yang cepat)

Profesional : Menerapkan Pelayanan dengan Standar Operasional Pelayanan Publik

Akuntabel : Dapat dipercaya karena memberikan informasi yang akurat

Terbaik : Memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat

 

Untuk  mendapatkan  Informasi  yang  terkait  dengan  Informasi  yang dihasilkan oleh Poltesa, selain dapat datang langsung ke Front Office, Telepon (0562) 6303123, atau melalui e-mail: info@poltesa.ac.id, juga dapat melalui website di alamat http://www.ppid.poltesa.ac.id, http://www.poltesa.ac.id. PPID Poltesa memberikan pelayanan informasi yang dilakukan setiap hari kerja Senin s/d Jumat dari jam 07.30-16.00 WIB, dengan waktu efektif setiap hari 8 jam dalam satu hari. Meskipun jam kerja layanan informasi pada Desk Informasi dibatasi jam kerjanya, namun diluar jam kerja masih  dimungkinkan bagi  pemohon  informasi untuk menggunakan haknya dan itu biasanya dilakukan dengan menggunakan berbagai sarana komunikasi yang ada tanpa harus secara fisik mendatangi Desk Informasi dan PPID Poltesa.