Kebutuhan publik terhadap informasi semakin meningkat, hal ini disebabkan oleh terbukanya akses informasi melalui berbagai media, kemudahan publik mengakses informasi membuat Poltesa harus melakukan transformasi pengolahan data informasi dari cara konvensional kearah digital. Untuk mengejar ketertinggalan, Poltesa harus memulai pengembangan sistem informasi berbasis digital, dengan mengedepankan asas kecepatan, kemudahan, kepantasan, dan keakuratan.

Selain untuk memenuhi kebutuhan informasi, Pengolahan data informasi berbasis digital harus dilakukan untuk menciptakan image Poltesa dengan teknik rekayasa pengolahan data informasi, Poltesa dapat mengatur dan menyusun sendiri informasi apa saja yang akan disampaikan kepada publik, sehingga citra Poltesa sebagai Badan Publik menjadi baik di mata masyarakat dan eksistensi Poltesa sebagai Perguruan Tinggi semakin diperhitungkan, baik dilevel Kementerian maupun di level Perguruan Tinggi secara global.

Mengingat perkembangan sistem informasi yang semakin hari semakin maju, membuat beberapa organisasi, lembaga/instansi, dan badan pemerintahan negara di seluruh dunia melakukan penguatan dan perbaikan sistem informasi demi mencapai tujuan menjadi sebuah lembaga yang terkenal dan profesional. Sistem informasi yang kian maju ini dimanfaatkan oleh lembaga-lembaga profesional di seluruh dunia untuk melakukan Promosi dan Komunikasi dengan para kolega. Aktivitas dan segala kegiatan lembaga tersebut diliput, dikemas, diproduksi, dan kemudian di publikasi melalui berbagai media, bahkan lembaga tersebut membuat media-media sendiri untuk melakukan framing terhadap kegiatan mereka, sehingga pencitraan keluar akan semakin bagus dan tersampaikan dengan baik.

Saat ini segala informasi dikemas dan diproduksi kedalam sistem teknologi dan informasi digital melaui media sosial dan media elektronik, kegiatan dan segala aktifitas lembaga terebut diproduksi setiap hari, mereka berlomba-lomba agar terlihat selalu melakukan update informasi dengan desain, cara, dan strategi masing-masing. Untuk menjadi profesional, sebuah lembaga harus mampu mengelola informasi dengan baik, cepat, dan akurat. Pengelolaan informasi yang baik sekarang menjadi suatu bentuk pelayanan kepada publik. Untuk itu, lembaga/instansi saat ini setiap hari mulai menyusun kegiatan dan liputan untuk di publikasikan kepada masyarakat.  Namun tidak semua Informasi yang dikuasai oleh Poltesa boleh dipublikasikan, terdapat beberapa informasi yang dikategorikan sebagai Informasi yang Dikecualikan, yang tidak boleh disebarluaskan berdasarkan Undang-Undang. Untuk itu, Poltesa membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) sebagai Unit Pengelola Informasi yang dikuasai oleh Politeknik Negeri Sambas.